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合同会社の定款を紛失したらどうする?再作成の方法や必要な手続きなど

合同会社の定款を作り直すには、原則、総社員全員の同意が必要!

合同会社の定款は合同会社を設立する際に必ず作成するものですので、会社に必ず保管されていると思うのですが、会社設立後のドタバタや事務所の引っ越しなどで紛失してしまうことがよくあります。

普段はまったく存在感のない定款ですが、実は会社にとってとても大事なものなのです。

例えば、役所から営業許可を受ける際に提出したり、融資や助成金を受ける際に提出したりと、いざという場面でいきなり定款がその存在感を発揮します。

合同会社を設立したときに確かに定款を作った記憶はあるけれど、その後どこにしまったか覚えていない。ということはよくあります。

近年は電子定款が主流ですので、CD-Rに入れた電子定款をそのまま法務局へ提出していまい、手元に定款データが残っていない!なんてこともあります。

では、もし合同会社の定款を紛失してしまったらどうすればいいのでしょうか?

答えは簡単です。定款を作り直してください。

「えっ?定款って会社で作っていいの?」と思われるかもしれませんが、作っていいです。

再作成した定款は、電子定款にする必要もありませんし、収入印紙を貼る必要もありません。ですので、まったく一から紙で作り直して構いません。

定款を作成するには社員全員の同意(定款に別段の定めがある場合を除く)が必要ですので、社員が複数名いるのであれば予め同意を得るようにしましょう。とは言っても定款を作るのを反対する社員はいないと思いますが。

定款再作成のおおまかな流れは、『法務局で登記簿謄本を取得→現行定款の内容を推測する→社員全員の同意を得る→新たに定款を作る』です。

登記簿謄本には、会社の商号、本店所在地、公告方法、目的、資本金の額、業務執行社員、代表社員の記載がありますので、これらの情報である程度定款の内容を推測でき、定款を作成できます。

上記以外の定款に必ず記載しなければならない事項は、

  • 社員の氏名及び住所
  • 社員全員が有限責任となる事
  • 社員の出資の目的とその価額等

です。当たり前ですが、自分の会社なので社員の氏名・住所はわかるはずです。自分が出資した金額もわかりますよね?

あとは必要に応じて、業務執行社員や代表社員の定め、社員の退社事由、損益分配の割合の定め、事業年度など、定款に記載しておいたほうがよい事項を入れていきます。

「合同会社定款 雛形」などで検索すると、たくさん定款の雛形がでてきますので、それを参考にしながら作成しても良いでしょう。

また、定款を再作成することの社員全員の同意を得た証として、必ず同意書を作成しておきましょう。

ただし、あくまでも法的に不備がないように作成しなければなりませんので、自信が無い方はむやみに作成せず、専門家へ依頼してください。

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