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旅費規定で出張手当や日当を経費計上

旅費規定を整備しておけばこんなにオトク!

合同会社の社長さん。

「グリーン車でゆっくり仕事をしながら移動したいのだけど、これって、経費として認められるのかな?」とお考えの方、多いと思います。

営業で全国を飛び回る。出張の多い社長さん。よくある話しです。

役員や従業員に支給する出張費、日当等を会社の経費として計上するためには、「旅費規定」というものを定めておく必要があります。

出張時に支払った旅費等については、会社が「旅費規定」を作っており、さらにその出張が当該規定にきちんと基づいたもの(全社員を対象とするものでなければなりません)であれば、経費として認めれます。

では、グリーン車に乗った場合はどうなるでしょうか?

「旅費規定」があり+「職務を遂行するために必要」だと、認められば可能です。

規定の中にその利用を認めていること+職務を遂行するための出張の実情をみて、明らかに必要だと認められる場合は、グリーン車やスーパーシートの利用料も経費として計上が可能です。

多くの会社では、「役員などにはグリーン車の利用を認め、従業員には認めていない」旨、定めていることが多いようです。

出張手当、日当を経費計上する場合の注意点

出張費や日当を支給することもできます。これらは原則として非課税。会社にとっては経費となり節税になるし、出張費や日当を支給してもらった役員や従業員については、所得税が非課税になります。

いいことばかりに見える「出張手当、日当」ですが、何もかもが認められるわけではありません。合理的な金額である必要があります。

合理的な金額といえるには・・・・

出張手当の場合・・・出張により必要となる食事代の相当額
日当の場合・・・出張中の食事代や宿泊代の合計相当額

が適当と言われています。

いずれにしても規定額に合理性が求められるということです。税務調査が入った場合等、税務署員に合理的な出張旅費等の支出であることを説明できるように整備しておく必要があります。

旅費規定を新たに作成する場合は、必ず顧問税理士さんに相談するなどして、合理的かつ実情に合わせたものを作成してください。

領収書がもらえない場合は旅費交通費精算書を。

業務上の移動で電車、バス、地下鉄等を利用した場合、実際に支払った費用は当然、経費になります。

ただ、領収書が出ない交通機関がほとんど。領収書が発行される機関でも、毎回、毎日は非常に面倒ですよね(税務調査対策としては、もらえるものならもらっておくべきですが)。

領収書がもらえない場合、旅費交通費の精算書を書いておけば、経費として認めれることになっています。数百円だし、領収書もらうのも面倒だし、経費計上はいいか。と考える社長さんも多いですが「塵も積もれば」です。

領収書が出ない交通機関の領収書も、精算書を書いて、しっかり経費計上しましょう。

社長個人の車を業務で使っているのだけれど・・・

この場合、燃料(ガソリン)代や減価償却分など会社の業務に使った分の費用(使用割合)を細かく計算して、キロ辺りの支給額やに基づいて、経費として計上することも可能です。ただ、こちらに関しても、合理的かつ実情に合わせたものである必要がありますから、税理士に相談した上で、経費計上してください。

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※ご注意ください。
当コンテンツは、あくまでも合同会社設立に付随する税務等の情報として提供、公開しております。最新の税務、税法等に関するご判断、お手続き等につきましては、必ず、顧問税理士もしくは紹介させていただく税理士さんにご相談の上、行っていただきますよう、お願いいたします。

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